懶人計劃 1 - 自動製作文件 PART 02 - 我們要準備的和理解的 ( 繁體 )

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如果說 , 你要把重複又重複的工作 , 利用 EXCEL - VBA 來幫你處理 , 首先 , 你一定要知道 , EXCEL - VBA 並沒有你想像中的聰明 , 或者是像電影中的情節一樣 , 有人工智能 (AI) . 另一方面 , 電腦的程式語言就是你叫它做什麼 , 它就做什麼 , 完全不會理會你的選擇是對是錯 , 錯了的話就給你一個 ERROR , 完全是送的 , 不用錢 . 但是 , 當我們要製作一個程式的時候 , 我們先要考慮的 , 就是當使用者作出了怎樣的操作便是錯 . 我們要給電腦強調 , 如果使用者出現了這樣的操作行為 , 沒有根據我給他的指示來做 , 便幫我送他一個訊息 , 告訴他 , 你的操作有問題 .

明白了這一點 , 我們又可以再向前推進了 , 現在 , 我們要準備一下自動製作文件所需要的東東 .

好 , 現在先假設 , 我們要 EXCEL - VBA 幫我們做的 , 是自動製作發票 ( INVOICE ) , 那麼 , 發票又會包含什麼東西呢 ?

簡單地說明一下 , 發票 ( INVOICE ) 一定會有的當然是發票號碼 ( INVOICE NO. ) , 發票日期 ( INVOICE DATE ) , 貨品名稱 , 數量 , 價錢 , 當然了 ~ 還會有的一定是自己公司的名稱 , 地址等等 .

現在 , 我們一起來細心地分析一下 , 如果我們在製作好一張發票之後 , 我們還要打開另一個 EXCEL 檔來記錄這張發票的資料 , 我想問一下 , 這不就是重複操作 ( Double Handling ) 了嗎 ?

對 , 重複了 ~~~ 等等 ~ 有一個問題 , 既然都知道是重複的操作 , 那為什麼我們還要那麼笨呢 ?? 如果原本的操作流程是 ( 先開發票 , 再記錄 ) , 那我們又可不可以把這個流程改一下呢 ?? 把流程改成 ( 先記錄 , 再開發票 ) , 這樣又可行嗎 ?? 當然可行了 ~~~~ 不然的話我又怎會跟你說呢 ~ 呵呵 ~

好 , 剛才說過一張發票必須要有的東西是什麼 , 正常情況下 , 那些東西除了自己公司名稱和地址是不用記錄和不變之外 , 其他的都應該要有記錄 , 都會不停地改變 , 對吧 ~ 現在 , 我們來一個一個地解開這個謎 ~ 怎樣可以簡單地把流程換過來 ~ 而且 , 要電腦幫我們把發票都通通給我做出來 ~

現在 , 請各位伸出你們右手的食指 , 指住你的電腦 , 跟它說 , 給我把東西都做好 ~~~

( 哈哈 ~ 開玩笑的 ~ 哈哈 ~ 你不是真的做了吧 ~ 哈哈 ~ 閃 ~~~ )

好了好了 ~ 來 , 打開你的 EXCEL 吧 ~ 開一新檔案 , SHEET1 的名稱就改成 SUMMARY 吧 , SHEET2 的名稱就改成 INVOICE , SHEET3 就放著不管好了 ~


( Pic2_1 )

把剛才說過的東西都加進去 , 就是那些 發票號碼 ( INVOICE NO. ) , 發票日期 ( INVOICE DATE ) 什麼什麼的 , 都把它加進去 , 就當是你真正的在工作好了 ~


( Pic2_2 )

什麼 !? 我比你多了一個叫 ref# 的東東 ? o... 拜託 , 那只是記錄編號吧 ~ 很普遍的 ~ 另外 , 我得告訴你 , 這個 ref# 是這個程式的關鍵東西 , 記得也加上去哦 ~

好了 , 再來就是要把 invoice 頁面弄得像樣一點 ~


( Pic2_3 )

好看嗎 ?? 哈哈 ~ 原諒我 , 我沒什麼設計天份的 ~ 哈哈 ~ 大概是這個樣子吧 ~ 著眼點不是這裡呢 ~~~ 哈哈哈哈 ~

記得 , 要把 A 的整行留起來 , 等一下要用到的 ~

好 , 要準備的都差不多了 , 下一回就正開始寫程式 ~